低效率人士的6大致命弱点

常有小伙伴和滴答君抱怨:

  • 为什么我已拼尽全力,但效率还是不如别人高……
  • 我明明也没有偷懒,但凭什么总是加班到最后……
  • 永远都在赶DDL的路上,真的不想熬夜赶稿啦……

所以,时间到底究竟都到哪儿去了? 到底是什么,让我们疲惫不堪、事倍功半?

今天,滴答君就为大家盘点下那些常见的时间管理误区,快来对号入座!!

误区1:过度追求完美

我身边有这样一类「完美主义者」,他们对自己要求甚高,并格外在意旁人的评价,任何一个没有达到预期的表现,都会让他们陷入深深的苦闷与自责:「是我搞砸了这件事」「大家一定对我很失望」……

因为太怕失败,他们永远觉得自己没有准备好,企图把每件事都做到尽善尽美、无可挑剔,决不允许任何差错的出现,常常花大量时间在无关紧要的细节上吹毛求疵,置项目整体的完成度于不顾,致使真正重要的工作无法推进。

没错,在快消文化大行其道的今天,我们歌颂精益求精,推崇工匠精神,但若舍本逐末,避重就轻,借打磨作品之名为自己的低效找借口,无疑背离了完美主义的初衷,捡了芝麻丢了西瓜。

解决对策 SOLUTIONS
  • 改变认知模式:意识到「不完美是人生常态」,懂得放弃偏执,与自我和解,在适当的时候学会放手。
  • 学会管理期望:放平心态,摒弃非黑即白的观念,当自己尽力了结果却不如预期时,学会为「足够好」而感到满足。
  • 先完成,再完美:「非不能也,是不为也」,树立全局观念,别总想着一出手就一鸣惊人,正确的方式是:先交付1.0版本,再在行动中修正优化,迭代出2.0版本。
  • 追求精要主义而非完美主义:把握重点,合理分配精力,在少数的关键任务上追求卓越,对于那些优先级较低的琐事,尽力而为即可。

P.S. 要注意的是,摆脱完美主义倾向指的是适当降低对自己的标准,而不是要你放弃钻研精神,应付了事,拒绝为更好而努力。

误区2:习惯性拖延懒散

  • 健身节食?——明天再开始
  • 好友聚会?——有机会再约
  • 干货资料?—— 先收藏再说

不知从何时起,「拖延」成了时代的通病,「间歇性踌躇满志,持续性混吃等死」,越来越多的年轻人深受其困:定好计划不想做、闹钟响了不想起、收到消息不想回、书买到了不想看……无论什么事,都习惯性地逃避,能拖一会儿是一会儿。

不少人甚至以「重度懒癌」和「拖延症晚期患者」自居,并将自己的拖延行为合理化。最典型的一个场景是,当DDL来临时,面对堆积成山的任务,他们总是有一种莫名的自信,不到火烧眉毛的最后关头绝不行动,总想着时间还来得及,不妨再缓一缓、等一等,待会儿再做也不迟,大不了就熬夜赶工,憧憬着自己可以在高压下超常发挥。

明日复明日,明日何其多,我生待明日,万事成蹉跎。拖延不仅会影响我们做事的效率,还会让我们倍感焦虑。那么,如果才能彻底摆脱拖延症,化身高效行动派呢?

解决对策SOLUTIONS
  • 2分钟原则:时间管理大师戴维·艾伦指出,如果一件事迟早要做,且2分钟内就能搞定(如回复邮件,文件分类等),那就一刻也不要犹豫,第一时间付诸行动,否则这些看似不起眼的小事不断堆积,事后回顾、跟踪、完成它将远远不止2分钟,处理起来更加费力。
  • 5分钟原则:当你迟迟不愿开始某个任务时,不如告诉自己,「先做5分钟,只要5分钟就好!」,很多时候,当你一旦开始行动,就会停不下来,往往会坚持更长的时间,(就算你真的只坚持了5分钟,那也比不做好。)
  • 拆分任务:畏难心理是导致拖延的关键原因,如果某个任务过于复杂,不如将其分解为若干个力所能及的小任务,这样,你每次只需花费很少的时间与精力成本,就可以跨出小小的一步。当小目标积少成多,一个看似艰巨的任务就在不知不觉中搞定了。
  • 延迟满足:导致拖延的另一重要因素是缺乏动力,因此,我们可以设定激励机制,每戒掉一次拖延,给自己一点奖赏,比如今天之内完成这篇论文就吃一顿大餐,但请注意,设置奖励的目的是督促自己更好地完成任务,不要过度满足。

误区3:迷失在无休止的工作中

线上办公的普及催生了「永远在线」的职场文化,工作与生活的边界逐渐模糊,人们越来越难拥有纯粹的空闲时间。于是出现了这样一类打工人:沉迷工作,无法自拔,不允许自己有丝毫懈怠,节假日也闲不住,自愿透支个人时间没日没夜地加班,生怕一停下来,就会在竞争中输给同事,就无法快速证明自己的能力。在他们的价值体系里,休息就是在浪费时间。

作为一名上班族,有事业心固然是好的,但不得不承认的是,这种过度的努力是盲目且低质量的,他们常常是用高强度的工作,来减少自己内心的焦虑,我们可以将这种行为理解为一种「工作成瘾」。事实上,「学会有效休息」和「全力投入工作」并不矛盾,平衡好工作与生活才能让人拥有最佳状态。

解决对策SOLUTIONS
  • 寻求提高做事效率的方法:个人业务水平的高低,会直接影响日常工作的成效,很多时候我们熬夜加班,只是因为能力不足。学着改进自己的工作方法,减少不必要的重复劳动,别让工作成为你生活的全部。
  • 适当的休息是必要的:精力管理要求我们专注工作,也要学会享受生活,高质量的休息可以帮助你清空大脑,重整思绪,在接下来的工作中拥有更好的状态,劳逸结合、张弛有度才是可持续的工作节奏。
  • 设定一个完全脱离工作的时间:工作只是生活的一个维度,在这之外,还有更多事物值得我们关注。要懂得从工作中适当抽身出来,培养兴趣爱好,陪伴家人朋友。这里要注意,千万不要「一边度假,一边还忧心着未完成的任务」,如果可以,尽量别把工作带回家。

误区4:习惯多线程工作

在职场中,不少人沉迷多线程工作并沾沾自喜,认为同时处理多项任务可以让自己事半功倍、效率开挂。例如在公司会议上,一边和同事心不在焉地讨论着活动策划案,一边写着上周的项目总结,顺便再点开邮箱,看看昨晚客户的消息到底回了没有。这种一心多用的工作模式看似十分高效,实际上会让工作质量大打折扣,得不偿失。

神经学家米勒指出,大脑的容量是有限的,我们的精力无法同时聚焦到多件事情上,每当我们切换一次任务,都要消耗大量的注意力,我们需要花费十倍的时间才能重新进入状态。换言之,当你在多个任务间频繁切换时,大脑只是在一味地做无用功,在这种状态下,我们的出错率会上升,思考速度会变慢,有效工作的时间实则大大减少。忙碌一天下来,你会发现自己其实一件事都没做好。

解决对策SOLUTIONS
  • 专注一件事:认清现实,放弃幻想,别高估自己同时处理多项事务的能力和效率,更多时候你是在浪费时间,在没有处理完手头上的工作时,和下一项工作说不。这种单线程的方式看上去有点儿耽误时间,但它却可以带来更好的效果。
  • 要事第一:根据紧急性和重要性,为待办清单上的任务划分优先级,集中精力处理最要紧、最有价值的那件事,持续不断地调焦,专注你最重要的目标中最重要的内容,从决定开始做事的那一刻起,主动排除一切私心杂念。
  • 合并同类项:在同一时段集中解决同一类型的工作,如回访多名客户、审核多个文件等,让「批处理」帮你减少任务转换的损耗成本。

误区5:生活秩序混乱

工位上总密密麻麻地堆满了杂物,电脑桌面上永远有未处理完的文件…….过剩的信息过度占用了我们的注意力,紧急的时候怎么都找不到想要的东西,凌乱的环境让人身心俱疲,并引发了一系列信息疾病:如焦虑不安、情绪暴躁、自我封闭。这种混乱的生活状态,不仅让人倍感压力和焦虑,也让人的工作效率无比低下。

与之相反,有条有理是高效的前提,简明有序的生活能有效减轻我们的压力,将我们从琐碎的日常中解放出来。

解决对策SOLUTIONS
  • 学会取舍,化繁为简:减少囤积,精简信息源,定期断舍离,要知道「less is more」。淘汰长期弃置的废旧物品,删除多余无用的文件,卸载很少使用的APP,追求质量和非数量,在能力范围内,选择最心仪、最合适、最优质的那一款。
  • 打造干净整洁的工作场域:杂乱无章的桌面很容易让人产生懈怠,相反,清爽的环境会给人一种心理暗示:我即将进入工作状态。因此,建议你在忙碌之余,定期清理下你的桌面,把经常用到的物品放在显眼的地方。
  • 分类管理你的物品和信息:养成为物品/信息添加标签的习惯,将它们及时整理归档,这个小小的举动能帮你在任何需要它的时候快速找到它。

误区6:凡事都亲力亲为

  • 「我那些同事什么事都做不好,我不得不多操点儿心」
  • 「他们每次都达不到我的标准,我不放心单独交给他们」
  • 「他们经验不足,很可能会把事情搞砸,还不如我自己做」 ……

有这样的一种人,他们事必躬亲,喜欢独揽包办,习惯性地想把自己变成超人,总是担心别人做事的能力、速度达不到自己的要求,宁可一个人忙得焦头烂额,也不愿意把工作分派给别人。

很显然,如果所有事情都由一个人负责,效率自然是低下的,也无法保证工作成果的质量。这种工作模式不仅不利于团队合作,还会让人陷入无穷无尽的忙碌之中,真正重要的事没空做,反而在琐事上浪费了大量的时间。

解决对策SOLUTIONS
  • 该放手时就放手:分清「你能做的事」和「你该做的事」,能做并不代表你一定要亲自去做,如果这件事优先级不高,而自己有更要紧的事需要处理,你完全可以将这件事外包出去,把自己从繁重的事务中解脱出来,为自己争取更多可支配的时间,从而提高工作效率。
  • 专业的事交给专业的人:「君子生非异也,善假于物也」,当任务来临时,先问问自己:我是最合适的人吗?如果不是,与其自己浪费时间瞎琢磨,不如与他人合作,将任务合理地委派给更专业的人。
  • 授权后适度放手:用人不疑,请他人代劳,那就给予别人充分的信任和支持,允许其在一定权限内自主处理工作,让被授权的人能够积极地、创造性地处理好自己的工作,并对自己的工作结果负责。

感谢你有耐心看到这里。

上面六大时间管理陷阱,你踩雷了几个?

如果你也有这些困扰,请相信:你并不是能力不足,更多时候,只是时间管理出了问题。

希望这篇文章能够帮你找到症结,并带你及时止损,逃离时间管理陷阱,快速提升效率。现在就开始行动吧!