在滴答清单中实践 GTD

文 / 滴答清单

Getting things done，顾名思义，这是一种能帮助你搞定事情的方法，可以管理对自己和对他人的承诺，并用于解决「今天下午做什么」这个具体的问题。

了解过 GTD 的朋友们应该都知道它的五个步骤：

这篇文章会详细向大家介绍，如何在滴答清单里运转 GTD 五步骤。我们先在滴答清单里建立好一个框架：

其中，标签用于区分「下一步行动」里涉及的情境，比如在撰写数据分析报告前的下一步行动是：给 Jack 打电话询问报告的格式要求，那么这个行动就是跟「手机」相关的情境。

框架搭建好后，我们尝试着在滴答清单里实践。

第一步：收集

为了确保所有的事情都能被快速的记录到滴答清单的「收集箱」，请你尽量：

而从其他渠道过来的信息，你可以在滴答清单里点击「+」号键添加，也可以按住「+」号键通过语音输入来添加。

关于「收集」部分各种收集方法的具体操作，请参考文章《多种方式创建任务》。

确定一个时间点，每天在这个时间点开始整理收集箱里的信息，比如每天晚上8点。打开收集箱后，逐个信息进行判断：

2分钟内能不能做完？
- 能 → 立即做
- 不能 → 进入下一个判断
可不可以委托给别人做？
- 可以 → 左滑任务移动到「等待」清单
- 不可以，必须我来做 → 进入下一个判断
它是一个需要近期完成事情吗？
- 不是 → 左滑任务任务移动到「将来/也许」清单
- 是 → 进入下一个判断
它是一个确切的步骤吗？
- 是 → 左滑任务任务移动到「下一步行动」清单
- 不是，它由很多步骤组成 → 左滑任务移动到「简单项目」清单
- 不是，它只是一个愿景 → 左滑任务移动到「将来可能」清单

理清各项事情都是什么之后，收集箱就被清空了，所有的事情都在它们应该在的分类里，这时候我们就开始进行组织了。

首先，我们打开「下一步行动」清单，这时候里面的信息还是原始的、未被加工过的。比如：

为了确保在执行时能准确理解「我们要和谁一起做什么」，我们需要对这些信息进行简单的语法改造：下一步行动 = 动词 + 事件 + 关键人 + 截止日期

关于语法改造的详细内容请参考文章《如何更好的完成任务》。

语法改造完成后，我们就可以进一步判断这些行动对应的情境是什么，进而为他们添加对应的标签

OK，下一步行动里的信息已经成功组织好了，接下来我们打开「简单项目」清单，逐一对各任务进行分解。

对于只需要5个以内明确步骤的简单项目
- 将它切换为「子任务模式」
- 然后将每一个步骤，都以子任务的形式写在任务详情中
- 对第一个步骤，进行语法改造，同时设置子任务提醒
对于需要超过5个、或者你一下子也不知道到底需要多少个步骤的复杂项目
- 创建一个新清单，命名为这个项目的名称。然后删除「简单项目」里的原任务（如果你的项目清单多起来了，可以将他们放进同一个文件夹里，并给文件夹命名为「项目」）
- 尽可能在这个新清单里通过「任务」的形式列出你目前能想到的步骤
- 对第一个步骤，进行语法改造，同时设置日期和提醒

优先考虑执行下一步行动里的任务，在第三步的语法改造时，各项行动我们都已经有了一个「截止日期」，那么我们就可以直接给这些行动设置日期和提醒，然后每天在「今天」智能清单中查看今天要做的事情。

回顾即检查你的任务系统是否运转的顺畅，至少以星期为周期，比如每周五晚上8点。回顾时，我们需要：

打开「下一步行动」清单，查看是否有已过期的任务，「有」就重新设置下一步行动的截止日期
打开「项目」，检查各项目的下一步行动是否已完成语法改造、是否过期，并及时进行语法改造并调整日期
打开「等待」清单，检查是否已经有被别人完成的事情，「有」就打上勾。而对于那些需要别人完成了你才能开始做的事情，则把他们移动到「下一步行动」并进行语法改造并设置日期
打开「将来可能」清单，再次判断这些事情是否需要近期完成，「是」就再按第二步「理清」的步骤将它们放进「下一步行动」或者「项目」里去。

以上就是在滴答清单内完整实践 GTD 五步骤的全部流程，决定实践 GTD 后，千万不要停顿，否则事情的积累只会让整个系统堵塞。